Postazione smart working: tutto il necessario per il lavoro da remoto

Sempre più aziende e lavoratori decidono di adottare lo smart working, che in questi anno già ampiamente dimostrato di essere il modello vincente per coniugare produttività e flessibilità, garantendo al dipendente una maggiore autonomia soprattutto in termini di gestione dei tempi e degli spazi della propria attività.

Lavorare in smart working significa, quasi sempre, lavorare del tutto in parte da remoto. Per farlo nel migliore dei modi è bene allestire una postazione per smart working, un piccolo angolo di casa da dedicare alla propria attività lavorativa, sfruttando tutti i vantaggi offerti dai dispositivi tech (e non) di nuova generazione.

Che cos’è lo smart working?

Se, camminando per strada, domandassimo alle persone se sanno che cos’è lo smart working, molto probabilmente tutte (o quasi) risponderebbero di sì. La verità, però, è un’altra: anche se a grandi linee tutti hanno un’idea generale di cosa si intenda per smart working, solo in pochi conoscono veramente il significato di questa espressione.

Lo smart working è un modello operativo e organizzativo pensato per migliorare la produttività e, al tempo stesso, venire incontro alle esigenze del lavoratore offrendogli una maggiore flessibilità.

La principale confusione che si fa è quella tra smart working e lavoro da remoto, anche detto telelavoro. Stiamo parlando di due cose diverse, per quanto a tratti simili. Il lavoro da remoto è una modalità di lavoro ancora legata ai modelli tradizionali, che introduce come unica novità la possibilità di lavorare in un luogo diverso dall’ufficio (o, comunque, dalla sede principale) sfruttando strumenti informatici e telematici.

Un centralinista, ad esempio, può lavorare da remoto installando nella propria abitazione tutte le apparecchiature necessarie al suo lavoro. Non si tratterebbe, però, di smart working, perché sarebbe comunque vincolato a rispettare determinati orari e modalità, e a garantire la sua presenza operativa, anche se da remoto.

Lo smart working, invece, offre al dipendente la possibilità di gestire con maggiore autonomia la propria attività lavorativa. Vengono fissati degli obiettivi e dei risultati attesi, ma la programmazione dell’attività dei singoli lavoratori è molto meno rigida rispetto ai modelli tradizionali.

Il lavoratore in smart working può lavorare da remoto, in sede o appoggiarsi a spazi di lavoro condivisi; può anche decidere come organizzare al meglio le prestazioni lavorative per venire incontro alle proprie esigenze. Rispetto al telelavoro si compie allora un passo in più, svincolando il lavoratore non solo dall’obbligo di presenza fisica, ma anche dal rispettare strutture sempre meno adatte al lavoro moderno.

Che cosa serve per lo smart working

Lo smart working, quindi, non è semplicemente il lavoro da remoto. È però vero che gran parte dei lavoratori che optano per lo smart working decidano poi di sfruttare i vantaggi offerti dal telelavoro.

C’è anche da dire che rispetto al passato lavorare a distanza è diventato molto più semplice: le connessioni internet ad alta velocità sono ora disponibili praticamente ovunque e con prezzi accessibili, e anche i dispositivi necessari fanno spesso già parte della nostra quotidianità (basti pensare a computer e smartphone) o, comunque, sono facilmente acquistabili con un investimento minimo.

Quali sono di preciso? Non esiste una risposta univoca, anche perché il modello dello smart working si adatta ad un numero ampissimo di impieghi, dalla pubblica amministrazione a tutti quei lavori legati al mondo della grafica e dell’informatica. Possiamo, però, identificare alcuni “indispensabili”, ovvero alcune componenti che non possono assolutamente mancare in una postazione da smart working.

Computer

Il computer è il cuore pulsante di ogni postazione per lo smart working. Sceglierne uno può non essere facile, soprattutto per i meno esperti e soprattutto per chi non ha ancora ben chiaro quali sono le caratteristiche che ricerca.

La prima scelta da operare è senza dubbio quella che riguarda le due principali tipologie di PC, ovvero fisso e portatile. Entrambi sono adatti allo smart working, pur presentando caratteristiche diverse e, di conseguenza, diversi pregi e difetti.

Un computer fisso può contare, di norma, su un miglior rapporto prezzo/prestazioni e su una maggiore facilità di upgrade. Questo significa che a parità di prezzo offre prestazioni superiori ad un portatile, e anche la possibilità futura di migliorare ulteriormente le performance sostituendo una o più componenti. Un ottimo esempio di computer fisso per smart working è rappresentato dall’HP ‎M01-F4205ng.

Un computer pronto all’uso, con ottime prestazioni e tanta memoria (ben 16 GB di RAM e un SSD da 1 TB). Il processore Intel Core i5-14400 si rivela adatto ad ogni utilizzo, e affiancandogli successivamente una buona scheda video dà vita ad una ottima postazione per il gaming e la produttività.

Nel caso si opti per un portatile, il consiglio è di aumentare sin da subito il budget, visto le minori possibilità di upgrade future. In questo caso, un dispositivo come l’MSI Cyborg 15 AI A1VFK-005IT può garantire prestazioni sufficienti per ogni utilizzo, anche quelli più impegnativi, per molti anni.

Grazie al processore Intel Ultra 7 155H affiancato dalla scheda video Nvidia RTX 4060 8GB GDDR6, ai 16 GB di RAM DDR5 e a 1 TB di SSD PCIe4 si comporta egregiamente come macchina da gioco, oltre che come postazione per un uso avanzato (grafica, rendering, editing video).

Scrivania

Le scrivanie per lo smart working rispondono ad esigenze diverse rispetto a quelle delle scrivanie tradizionali. Non devono essere particolarmente grandi, ma devono offrire lo spazio necessario a posizionare facilmente e con razionalità i diversi dispositivi utilizzati nell’ambito del proprio lavoro. Devono, inoltre, garantire un elevato comfort per il lavoratore, che in smart working può passare alla scrivania anche molte ore della propria giornata.

Una scrivania da lavoro che sta riscuotendo un grande successo è quella proposta da ErGear. Si tratta di una scrivania motorizzata, dotata cioè di un motore (silenziosissimo) che permette di regolare l’altezza del piano di lavoro, che viene sollevato e abbassato senza che sia necessario alcuno sforzo da parte dell’utente.

L’altezza può essere regolata, a intervalli di un centimetri, in un range che va dai 72 e i 118 centimetri. Quest’operazione avviene attraverso un pratico pannello di controllo LED che, inoltre, permette anche di salvare 4 preset, ovvero quattro altezze preferite richiamabili con la pressione di un pulsante dedicato.

La scrivania è molto compatta, con dimensioni pari a 120 x 60 centimetri, ma anche estremamente solida: il telaio è realizzato in lega da 65 mm, mentre il piano ha uno spessore pari a 15 mm, arrivando a sostenere fino a 80 Kg di peso.

Non mancano due passacavi, per migliorare il cable management e l’estetica della postazione, e due pratici ganci. Può essere utilizzata sia in piedi che da seduti, o alternando le due modalità grazie alla regolazione dell’altezza del piano di lavoro.

Sedia

Quando si pensa agli accessori per lo smart working si pensa quasi sempre a dispositivi e gadget tecnologici. La verità è che per questo tipo di lavoro sono sì necessari alcuni strumenti informatici, ma anche e soprattutto degli accessori che permettano di lavorare anche per periodi prolungati senza che venga meno il comfort.

Una buona scrivania, come abbiamo visto, ma anche e soprattutto una buona sedia possono avere un impatto uguale o superiori a quelli di tutti i device tecnologici per lo smart working. Errore madornale affidarsi ad una sedia tradizionale: non sono fatte per lavorare o per sedute prolungate, e sul lungo periodo possono causare fastidi notevoli.

La scelta migliore è optare per una sedia ergonomica. Se ne trovano tante sul mercato, in un range di prezzi anche piuttosto esteso. Le sedie da gaming sono una buona soluzione, perché nascono per soddisfare un’esigenza simile, ma hanno lo svantaggio di essere spesso ingombranti ed esteticamente difficili da integrare con ambienti “sobri”. Meglio, allora, puntare su un prodotto come la ErgoOtto Capri.

Prodotta da un’azienda italiana, è una sedia ergonomica di alta qualità, ma con un prezzo tutt’altro che proibitivo. Si fa apprezzare per il suo design sobrio e per le dimensioni contenute, complici anche i braccioli richiudibili che permettono di renderla all’occorrenza ancora più compatta.

Offre il massimo del comfort: supporto lombare integrato, regolazione dello schienale e dell’altezza della seduta, possibilità di ruotare a 360 gradi. Le ruote gommate sono adatte anche ai parquet, e facilitano lo spostamento. Una chicca perfetta per ogni postazione da smart working.

Webcam

Lavorare in smart working significa, in molti casi, dover partecipare ad un certo numero di videoconferenze, anche dette “call”. Questo tipo di riunioni da remoto sono estremamente utili per avere un confronto diretto, e offrono ai diversi partecipanti la possibilità di interloquire tra loro in modo naturale, sfruttando anche funzioni aggiuntive come la possibilità di condividere lo schermo, mostrare delle presentazioni o, addirittura, prendere controllo di un altro computer.

Seppur non sempre indispensabile, è per questo motivo che si consiglia di dotare la postazione da smart working di webcam ad alta definizione. Nel caso di postazioni basate su un computer fisso, non se ne può fare a meno per poter partecipare ad una videochiamata; nel caso dei portatili, si può sì sfruttare la webcam integrata, ma spesso la qualità video e audio è così da bassa da spingere ugualmente all’acquisto di una webcam esterna.

Non è un grosso problema: le webcam costano poco, e anche i modelli di migliore qualità, come la Logitech C920S HD Pro, hanno un prezzo molto accessibile.

Questa webcam incarna tutte le caratteristiche che dovrebbe avere una videocamera per lo smart working. È facile da posizionare e cattura immagini molto nitide, trasmettendo un flusso video in FullHD a 30 fps. Grazie all’autofocus e alla correzione automatica della luminosità, permette di avere una qualità sempre accettabile, senza dover smanettare manualmente sulle impostazioni.

Eccelle anche dal punto di vista dell’audio, non meno importante in una videoconferenza. È infatti dotata di un doppio microfono stereofonico omnidirezionale che riesce a catturare al meglio la voce, anche quando l’interlocutore non mantiene una posizione fissa. Il copriobiettivo, infine, permette di avere il massimo della privacy quando la webcam non è in uso, andando ad oscurare fisicamente il sensore.

Cuffie

Le cuffie sono un accessorio indispensabile per chi lavora con il PC. Permettono di ridurre drasticamente il disturbo, sia dagli altri vero se stessi che da se stessi verso gli altri. Grazie alle cuffie, infatti, è possibile comunicare con chiarezza senza infastidire o essere infastiditi da chi è nelle vicinanze.

Le cuffie per smart working non sono cuffie speciali, ma è vero che esistono modelli ottimizzati per questo scopo. Un riferimento in questo settore è rappresentato dalle Jabra Evolve2 40 SE, molto popolari anche in virtù del loro elevato rapporto qualità prezzo.

Questo particolare headset è stato sviluppato per venire incontro alle esigenze di chi usa il computer per lo smartworking. Il loro design offre due caratteristiche particolari: estrema comodità e leggerezza, e la capacità di isolare acusticamente chi le indossa, riducendo i rumori ambientali fino al 48%.

Una interessante chicca è data da un segnalatore che si accende, ad esempio, in caso di chiamata in corso, e che permette agli altri di comunicare visivamente il proprio stato “occupato” per ridurre ulteriormente i disturbi.

Trattandosi di cuffie via cavo (disponibili sia nella variante USB-A che USB-C), non hanno problemi di autonomia e sono plug and play: per utilizzare basta inserire il connettore nel PC. La connessione cablata garantisce, inoltre, un’ottima qualità audio, data anche dai driver da 40 mm di cui sono dotate.

Delle vere e proprie cuffie per lavorare, che possono vantare tutta una serie di certificazioni ufficiali che ne garantiscono ora e in futuro il corretto funzionamento come le principali piattaforme come Teams e Zoom.

Mouse e tastiera

Mouse e tastiera sono le due principali periferiche di input di un computer. Lavorare al PC significa quindi trovarsi ad utilizzarle per svariate ore al giorno: è necessario, allora, che abbiano una certa comodità.

Nel caso dei computer fissi l’acquisto è obbligato, per i portatili in teoria facoltativo. In teoria, perché un notebook già integra una tastiera e un mouse (anche se sottoforma di trackpad): va però evidenziato che le periferiche integrate possono non essere comodissime per un uso prolungato e abitudinario.

Del resto, l’investimento per acquistare un mouse e una tastiera dedicati è veramente minimo: basta optare per un kit come il Dell KM7120W, ottimo anche sotto il profilo del comfort.

Questo kit include una tastiera full size, dotata cioè anche di tastierino numerico (aspetto non scontato nel caso delle tastiere integrate nei portatili), oltre che una serie di tasti di scelta rapida personalizzabili. Permette di regolare l’inclinazione, per trovare la posizione più comoda per le proprie esigenze.

Sia il mouse che la tastiera sono Bluetooth, si collegano al PC in modalità wireless e sono alimentati batterie triple A che garantiscono ben 36 mesi di autonomia. La tastiera è multidispositivo, e può essere collegata a più device contemporaneamente, permettendo di passare dall’uno all’altro in pochi secondi attraverso la pressione di un semplice pulsante.

Domande frequenti sulle postazioni da smart working